ایمیل نوشتن جز مهارت هایی است که حتما باید بلد باشیم چون قطعا یک روزی به دردمان می خورد.

ایمیل نوشتن جز مهارت هایی است که حتما باید بلد باشیم چون قطعا یک روزی به دردمان می خورد.
هر کدام از ما بالاخره یک بار این موقعیت برایمان پیش می آید که مجبور شویم یک ایمیل به انگلیسی بفرستیم.
پس مهم است که بدانیم چطور این کار را انجام دهیم.
در این مقاله نحوه ی نوشتن ایمیل کاری به زبان انگلیسی را آموزش خواهیم داد.

فهرست محتوا

بخش های ایمیل کاری

می توانیم بگوییم هر ایمیل کاری از شش بخش تشکیل شده است.
این بخش ها به ترتیب زیر هستند:

Opening Greeting
Social Line
Introduction
Main Body
Closing Line
Closing

بخش اول ایمیل : Opening Greeting

این بخش کاملا لازم است. چون بدون آن ایمیل شما غیر مودبانه به نظر می رسد.
بسته به میزان رسمی بودن ایمیل شما، می توانید از اسم شخص گیرنده یا فامیلی آن فرد استفاده کنید. مثل:

Dear Gabby,
Hello Gabby,
Hi Ms. Wallace,
Greetings,
Hi there,

اگر برای گروهی از افراد این ایمیل را می فرستید، می توانید به این صورت بنویسید:

Dear all,
Dear teammates,
Hello new students,
To: All Faculty Members,

نکته: به هیج وجه این بخش را جا نگذارید. در این صورت ایمیل شما خیلی غیر حرفه ای می شود.

برای مطالعه مقاله ۵+۱ اپلیکیشن برای تقویت مهارت شنیداری اینجا کلیک کنید.

بخش دوم : A Social Line

این بخش در اصل یک مقدمه چینی برای شروع مطلب اصلی است.
می تواند به صورت یک سوال یا یک جمله باشد.
هدف از این بخش جلب توجه خواننده ی ایمیل و ایجاد رابطه با او در همان ابتدا است.
این بخش را به این صورت می توانید بنویسید:

How are you?
How’s it going?
How’s work?
I hope you are doing well.

اگر بعد از تعطیلات آخر هفته یا تعطیلات رسمی است، یا اگر فرد گیرنده به تازگی از سفر یا تعطیلات برگشته است، می توانید به این صورت بنویسید:

I hope you had a good weekend.
I’m sure you had a wonderful Christmas break with your family.
I heard you just got back from vacation.

برای مطالعه مقاله چطور برای آزمون زبان انگلیسی آماده شوم؟ اینجا کلیک کنید.

بخش سوم ایمیل : An Introduction Section

در این قسمت شما در اصل به آن شخص یاداوری می کنید که چه کسی هستید.( اگر برای همکاری که هر روز او را می بینید ایمیل می نویسید، نیازی به این بخش نیست.):

We met last week at the conference,
We spoke on the phone earlier,
It was great meeting you last week,
It was great talking to you on the phone yesterday,
I got your email address from our mutual friend,

اگر ایمیلی که می خواهید بفرستید در ادامه ی پاسخ آن فرد به ایمیل قبل تر شماست می توانید بنویسید:

Thanks for getting back to me so quickly,
Thanks for replying to my email,

اگر دیر به ایمیل آن فرد پاسخ می دهید، می توانید به صورت زیر عذرخواهی کنید:

I’m so sorry for not getting back to you sooner,
I apologize for my late response to your email,
I’m sorry for not getting in touch sooner,

برای مطالعه مقاله منابع آزمون آیلتس- منابع خودخوان آیلتس اینجا کلیک کنید.

بخش چهارم : Main Points

حالا نوبت اصل مطلبی است که شما قصد دارید بگویید.
می توانید جمله هایتان را به این شکل شروع کنید:

I am writing because …………
This is concerning the …………
I am writing to check in on ………
By the way, I’d like to clarify something
I’m reaching out to you because ……..

حالا فرض کنید که ایمیل را فرستادید و دیدید که یک نکته ای جا ماند (معمولا زیاد پیش می آید).
می توانید در ایمیل بعدی از این عبارات برای گفتن مطلب جا افتاده استفاده کنید: