طرز نوشتن ایمیل کاری به انگلیسی- Business Email

ایمیل نوشتن جز مهارت هایی است که حتما باید بلد باشیم چون قطعا یک روزی به دردمان می خورد.
هر کدام از ما بالاخره یک بار این موقعیت برایمان پیش می آید که مجبور شویم یک ایمیل به انگلیسی بفرستیم.
پس مهم است که بدانیم چطور این کار را انجام دهیم.
در این مقاله نحوه ی نوشتن ایمیل کاری به زبان انگلیسی را آموزش خواهیم داد.

بخش های ایمیل کاری

می توانیم بگوییم هر ایمیل کاری از شش بخش تشکیل شده است.
این بخش ها به ترتیب زیر هستند:

1. Opening Greeting
2. Social Line
3. Introduction
4. Main Body
5. Closing Line
6. Closing

بخش اول ایمیل : Opening Greeting

این بخش کاملا لازم است. چون بدون آن ایمیل شما غیر مودبانه به نظر می رسد.
بسته به میزان رسمی بودن ایمیل شما، می توانید از اسم شخص گیرنده یا فامیلی آن فرد استفاده کنید. مثل:

• Dear Gabby,
• Hello Gabby,
• Hi Ms. Wallace,
• Greetings,
• Hi there,

اگر برای گروهی از افراد این ایمیل را می فرستید، می توانید به این صورت بنویسید:

• Dear all,
• Dear teammates,
• Hello new students,
• To: All Faculty Members,

نکته: به هیج وجه این بخش را جا نگذارید. در این صورت ایمیل شما خیلی غیر حرفه ای می شود.

برای مطالعه مقاله ۵+۱ اپلیکیشن برای تقویت مهارت شنیداری اینجا کلیک کنید.

بخش دوم : A Social Line

این بخش در اصل یک مقدمه چینی برای شروع مطلب اصلی است.
می تواند به صورت یک سوال یا یک جمله باشد.
هدف از این بخش جلب توجه خواننده ی ایمیل و ایجاد رابطه با او در همان ابتدا است.
این بخش را به این صورت می توانید بنویسید:

• How are you?
• How’s it going?
• How’s work?
• I hope you are doing well.

اگر بعد از تعطیلات آخر هفته یا تعطیلات رسمی است، یا اگر فرد گیرنده به تازگی از سفر یا تعطیلات برگشته است، می توانید به این صورت بنویسید:

• I hope you had a good weekend.
• I’m sure you had a wonderful Christmas break with your family.
• I heard you just got back from vacation.

برای مطالعه مقاله چطور برای آزمون زبان انگلیسی آماده شوم؟ اینجا کلیک کنید.

بخش سوم ایمیل : An Introduction Section

در این قسمت شما در اصل به آن شخص یاداوری می کنید که چه کسی هستید.( اگر برای همکاری که هر روز او را می بینید ایمیل می نویسید، نیازی به این بخش نیست.):

• We met last week at the conference,
• We spoke on the phone earlier,
• It was great meeting you last week,
• It was great talking to you on the phone yesterday,
• I got your email address from our mutual friend,

اگر ایمیلی که می خواهید بفرستید در ادامه ی پاسخ آن فرد به ایمیل قبل تر شماست می توانید بنویسید:

• Thanks for getting back to me so quickly,
• Thanks for replying to my email,

اگر دیر به ایمیل آن فرد پاسخ می دهید، می توانید به صورت زیر عذرخواهی کنید:

• I’m so sorry for not getting back to you sooner,
• I apologize for my late response to your email,
• I’m sorry for not getting in touch sooner,

برای مطالعه مقاله منابع آزمون آیلتس- منابع خودخوان آیلتس  اینجا کلیک کنید.

بخش چهارم : Main Points

حالا نوبت اصل مطلبی است که شما قصد دارید بگویید.
می توانید جمله هایتان را به این شکل شروع کنید:

• I am writing because …………
• This is concerning the …………
• I am writing to check in on ………
• By the way, I’d like to clarify something
• I’m reaching out to you because ……..

حالا فرض کنید که ایمیل را فرستادید و دیدید که یک نکته ای جا ماند (معمولا زیاد پیش می آید).
می توانید در ایمیل بعدی از این عبارات برای گفتن مطلب جا افتاده استفاده کنید:

• Sorry for the second email,
• Just an additional note,
• I just wanted to add,
• I’m sorry, I forgot to mention,

– اگر ایمیل شما پیوست دارد، می توانید برای اشاره به پیوست نامه تان از این عبارت استفاده کنید:

• I attached the documents for …..
• Please see the attached files ………….
• Attached in this email is the file for …..
• Here are the details on the ….
• Please see the table below
• Here’s the link to the …..

-اگر چیزی را می خواهید تاکید کنید می توانید به این صورت آن را به آخر متن ایمیل اضافه کنید:

• Please note that …
• Important: …….

-اگر سوالی از گیرنده ی ایمیل دارید می توانید به این شکل بپرسید:

• I have a few questions about …..
• I do have a question on the ………

– اگر در ایمیل می خواهید به سوالی که گیرنده قبلا از شما پرسیده است جواب بدهید می توانید با این عبارات شروع کنید:

• To answer your question
• Here’s the answer to your question about the …….

– اگر می خواهید مطلبی را به گیرنده یادآوری کنید، از این عبارت ها استفاده کنید:

• Just a quick reminder,
• By the way, please be reminded that …….

برای مطالعه مقاله ۱۸ فرم ساده برای ساخت جملات انگلیسی اینجا کلیک کنید.

بخش پنجم : Closing Line

این بخش در اصل خاتمه دادن به بحث اصلی است.
می توانید از گیرنده تشکر کنید یا بگویید که منتظر پاسخش هستید. مثل:

• I am looking forward to hearing back from you.
• Thank you, again, for the information you sent.

بخش ششم ایمیل: Closing Your Business Email

این آخرین بخش ایمیل کاری شماست.
مثل بخش آغازین، راه های زیادی برای نوشتن آن است.
این عبارات، عبارت های متداول هستند. مثل:

• Thank you,
• Sincerely,
• My best regards,

برای مطالعه مقاله مهاجرت با مدرک زبان انگلیسی و مزایای آن اینجا کلیک کنید.

آیا تا به حال ایمیل کاری نوشته اید؟
با چه مشکلاتی در حین نوشتن ایمیل مواجه شده اید؟