چطور یک ایمیل رسمی و کاری به زبان انگلیسی بنویسم؟

استفاده از ایمیل یکی از رایج‌ترین روش‌های ارتباط در جهان امروزی است.
ایمیل ابزاری سریع برای ارتباط از طریق متن است.
نحوه نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی را به شکلی آسان بیاموزید.

ایمیل رسمی چیست؟

ایمیل رسمی، نوع ایمیل است که از زبان حرفه‌ای و قالبی واضح در محیط کاری یا حرفه‌ای استفاده می‌کند.
از ایمیل‌های رسمی برای شروع یا ادامه یک بحث مرتبط با موضوع کاری یا مهم استفاده می‌کنند.
ایمیل‌های رسمی برای نشان‌دادن احترام در ارتباط با کسانی که به‌صورت شخصی با آنها آشنایی ندارید، نیز می‌توانند به کار روند. ایمیل‌های رسمی شامل پیامی واضح و قابل‌اجرا هستند. مثل ارتباط بین همکاران، یک سرپرست و کارمندش، یک دانشجو و استادش یا یک درخواست‌دهنده کار و مدیر استخدام.

ایمیلهای رسمی برای موارد زیر به کار می‌روند:

• ارتباط با همکاران و مدیران: ارسال ایمیل‌های مرتبط با وظایف، پروژه‌ها، گزارش‌ها و موارد مرتبط به همکاران و مدیران.
• ارتباط با افراد خارج از سازمان: ارسال ایمیل‌ها به افراد خارج از سازمان مانند تأمین‌کنندگان، همکاران تجاری و مشتریان.
• ارتباط با اساتید و مدیران مدرسه: ارسال ایمیل‌های مرتبط با درخواست‌ها، پرسش‌ها یا اطلاعیه‌ها به اساتید و مدیران مدرسه یا دانشگاه.
• ارتباط با مقامات دولتی: ارسال ایمیل‌های مرتبط با مسائل حکومتی یا ارتباط با مقامات دولتی.
• ارتباط در فرایند استخدام: ارسال ایمیل‌های مرتبط با فرایند استخدام، مانند ارسال رزومه یا پیگیری وضعیت درخواست.
• ارتباط با خدمات مشتری: ارسال ایمیل‌ها به خدمات مشتری برای درخواست، شکایت یا اطلاع‌رسانی.

تفاوت ایمیل‌های رسمی و غیررسمی

چطور بفهمم که باید ایمیل رسمی بنویسم یا غیررسمی؟

مخاطب ایمیل شما کیست؟

از نحوه نوشتن ایمیل انگلیسی به‌صورت رسمی زمانی استفاده کنید که با همکاران، مشتریان و نمایندگان سایر شرکت‌ها می‌خواهید ارتباط برقرار کنید.
همچنین برای ارتباط با ارباب‌رجوع، مقامی دولتی، اساتید یا سایر افراد جامعه که روابط شما با آنها صرفاً بر اساس کار است.
البته امروزه برخی از شرکت‌ها برای ارسال ایمیل به شیوه غیررسمی روی آورده‌اند؛ اما معمولاً این نوع ایمیل‌ها بین دوستان، خانواده و آشنایان تبادل می‌شود.
اگر همچنان مطمئن نیستید باید قالب ایمیل رسمی یا غیررسمی استفاده کنید؛ لحن آن را در نظر بگیرید.
لحن ایمیل‌های رسمی کاملاً احترام‌آمیز است.

راهنمای نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی

زمانی که برای آشنایان و دوستان ایمیل می‌فرستید؛ می‌توانید با هر ساختاری پیش روید.
اما هنگام نگارش یک ایمیل انگلیسی برای یک موقعیت رسمی باید طبق یک اصول و ساختار مشخصی پیش روید.

Subject

Subject اولین اطلاعاتی است که گیرندگان ایمیل مشاهده می‌کنند.
اگر موضوع ایمیل به‌درستی یا با وضوح نوشته نشود، ممکن است خواننده بدون بازکردن، آن را حذف نماید.
پس فراموش نکنید موضوع ایمیل را واضح و دقیق بنویسید. این کار را می‌توانید با استفاده از سه تا چهار کلمه انجام دهید تا توجه گیرنده جلب شود.

سبک نوشتار یا Style در نحوه نگارش ایمیل را جدی بگیرید!

برخلاف بسیاری از زبان‌های دیگر که در سیاق نوشتار رسمی، جملات پیچیده و بلند نیاز دارند؛ انگلیسی بسیار مختصر است و از جملات کوتاه با ساختار ساده حمایت می‌کند.
متن خود را در دو تا سه بند بنویسید.
با این کار خواننده به نکات کلیدی نامه الکترونیکی شما می‌پردازد.

سبک نوشتار ایمیل

ادبیات ایمیل

هنگام نوشتن یک ایمیل انگلیسی از ادبیات صحیح استفاده کنید!

هنگامی که یک ایمیل به زبان انگلیسی می‌نویسید، شما نه‌تنها از یک‌زبان دیگر استفاده می‌کنید؛ بلکه وارد فرهنگ دیگری با عادات متفاوت نیز می‌شوید.
در کل، انگلیسی‌ زبانان به شکل‌های ادبیات و احترام بسیار توجه می‌کنند، بنابراین هرگز فراموش نکنید که از اصطلاحات ادبی و احترام‌آمیز استفاده کنید.

یک ایمیل رسمی باید امضای شما را شامل شود.

در انتهای نامه باید شما یک فراخوان یا اقدام عملی را بنویسید و از مخاطب بخواهید که آن را انجام دهد.
سپس باید امضای مناسب خود را اضافه کنید.
شما باید در انتهای هر ایمیل اطلاعات ضروری خود را قرار دهید.
یک امضای حرفه‌ای باید تمام اطلاعاتی را شامل شود که گیرنده ممکن است برای ارتباط مناسب با شما به آن نیاز داشته باشد، مانند عنوان شغل، شماره‌تلفن و کد داخلی آن، و نشانی ایمیل.

نحوه نوشتن ایمیل رسمی به زبان انگلیسی

هر ایمیل رسمی به زبان انگلیسی از سه قسمت تشکیل می‌شود:

Introduction: مقدمه ایمیل

Body of the text: بدنه ایمیل

Conclusion: نتیجه‌گیری ایمیل

نگارش ایمیل انگلیسی را با مقدمه آن شروع کنید:

بخش ابتدایی یک ایمیل رسمی در تعیین بدنه و برقراری ارتباط بسیار حائز اهمیت است.
با یک سلام مناسب بر اساس نوع ارتباط شما با گیرنده، شروع کنید:

Dear Mr./Mrs./MS

Dear Sir/Madam

To whom it may concern

همیشه ایمیل خود را با یک سلام شروع کنید، مثل “Dear Mr Smith”.
اگر رابطه شما با خواننده رسمی است، از نام خانوادگی آنها استفاده کنید.
اگر رابطه شما کمی غیررسمی‌تر است، می‌توانید به‌سادگی نام کوچک مخاطب را بگویید.
اگر نام شخصی که نام را برای او می‌فرستید را نمی‌دانید از Dear Sir/Madam  به معنای “آقا یا خانم محترم” استفاده کنید.
چنانچه جنسیت گیرنده را نمی‌دانید می‌توانید از To whom it may concern استفاده کنید.

بخش دوم یک ایمیل رسمی بدنه یا متن اصلی است:

بخش اصلی ایمیل شامل محتوای اصلی یا بدنه است و جزئیات اطلاعات، درخواست‌ها یا پاسخ‌ها را فراهم می‌کند.
اطلاعات را برای وضوح بیشتر به چند بند تقسیم کنید.
از یک لحن رسمی و حرفه‌ای استفاده کنید، مختصر و کوتاه بنویسید.
افکار خود را کاملاً واضح بیان کنید و در طول ایمیل به ادبیات احترامی پایبند باشید.
برای نوشتن بخش اصلی یک ایمیل، فرمول متداولی وجود ندارد؛ زیرا این مسئله بسته به هدف شما از نوشتن ایمیل به انگلیسی متغیر است.
تنها پیشنهاد ما به شما این است که ابتدا یک پیش‌نویس تهیه کنید و سپس متن خود را اصلاح کنید. این یک قانون کلی است که متن باید به بندهای کوتاه تقسیم شود و از اختصارات و کلمات مخفف خودداری شود.
این دو را می‌توانید در ایمیل‌های غیررسمی به خانواده و دوستان استفاده کنید.
بر اساس نوع پیامی که ارسال می‌کنید، راه‌های مختلفی برای نوشتن پایانِ بدنه ایمیل وجود دارد.

حسن‌ختام، بخش سوم یک ایمیل کاری:

در پایان ایمیل، نکات کلیدی را خلاصه کنید.
اگر لازم است، هر اقدام یا پاسخی که از گیرنده انتظار می‌رود را مشخص کنید. با یک یادآوری و خداحافظی مناسب، ایمیل را به پایان برسانید.
از جملات زیر می‌توانید استفاده کنید:

Yours sincerely: احتراماً

Yours faithfully: با احترام به شما

Regards: با احترام

Kind regards: ارادت خاص

Best regards: ارادتمند شما

برای مطالعه مقاله نامه درخواست همکاری  اینجا را کلیک کنید.